La mediazione è l'attività svolta da un professionista con requisiti di terzietà, finalizzata alla ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con formulazione di una proposta per la risoluzione della lite.
In sintesi, nelle materie elencate dall'articolo 5, comma 1 del d.lgs. 28/2010 (mediazione obbligatoria):

Per poter formulare una buona proposta di mediazione, nulla risulta essere più efficace dell'esperienza acquisita sul campo, affrontando problematiche che consentano di sperimentare, strada facendo, le tattiche più giuste.

Fase 1 - Istanza di parte e preparazione.
Il procedimento di mediazione inizia sempre "ad istanza di parte" e mai "d'ufficio".
Esso è improntato alla informalità, ma alcuni atti devono avere un contenuto necessario. L'istanza deve indicare l'organismo, le parti, l'oggetto e le ragioni della pretesa. Essa viene depositata presso l'organismo, o inviata in forma telematica nelle modalità previste dal regolamento dell'organismo.
L'istanza viene registrata dalla segreteria dell'organismo in un apposito registro e le viene attribuito un numero progressivo.

Fase2 - Designazione del mediatore, preparazione e fissazione data dell'incontro.
Entro quindici giorni dal suo arrivo il responsabile dell'organismo designa il mediatore e fissa la data del primo incontro fra le parti ed il mediatore. La nomina e la fissazione dell'incontro sono comunicate all'altra parte dall'organismo. In questa fase il mediatore ha il compito di analizzare e studiare tutti gli elementi che compongono la controversia; i suoi protagonisti; la partecipazione attiva di tutte le parti in gioco, incluse quelle con potere decisionale. La parte invitata a partecipare alla mediazione potrà presentare una memoria illustrativa e produrre eventuali documenti.

Fase 3 - Colloqui.
Tale fase viene generalmente suddivisa in due momenti:- Sessione iniziale congiunta. In questa fase, che rappresenta il primo momento di incontro formale tra il mediatore, le parti e i loro consulenti, il mediatore accoglie e dispone adeguatamente le parti; illustra la procedura di mediazione; fa presentare le parti coinvolte e poi consente loro di esporre il proprio punto di vista sulla controversia. Bisogna da subito individuare e concordare assieme i problemi da affrontare. È opportuno quindi chiedere spesso dei chiarimenti e avviare una discussione tra le parti, creando un clima favorevole di scambio di informazioni.
Molto importante in questa fase è la creazione di un clima di fiducia sul suo operato e sulla procedura di mediazione in genere.
- Ascoltate le parti senza particolari formalità, il mediatore potrà decidere di sentirle anche separatamente, vincolandosi in questo caso al riserbo in merito alle informazioni acquisite ed alle dichiarazioni rese anche nei confronti della controparte, salvo che sia la stessa parte ad autorizzarlo a riferire il contenuto del colloquio separato, o di una parte di esso.
Questa fase del negoziato tra le parti in lite, favorito dall'opera del mediatore, rappresenta il cuore di tutta la procedura. Di norma, il mediatore facilita tale negoziato separando le parti in stanze diverse e portando avanti colloqui riservati, eventualmente interrotti da altre sessioni congiunte. In questa fase si esprime la massima flessibilità della procedura, che dipende grandemente dallo stile del mediatore, oltre che dalla natura della lite.

Fase 4 - Proposta di mediazione.
Alla fine dei colloqui il mediatore cercherà di facilitare un accordo spontaneo tra le parti. Se questo non viene raggiunto le parti potranno invitare il mediatore a formulare una proposta di mediazione. In questo caso il mediatore sarà obbligato alla formulazione della proposta. In tutti gli altri casi il mediatore potrà spontaneamente valutare l'opportunità di formulare una proposta.
La proposta deve essere sempre preceduta dall'informativa data dal mediatore alle parti sulle conseguenze previste dall'art. 13 del decreto in materia di spese.
La proposta dovrà essere formulata per iscritto, e potrà essere comunicata dopo una riserva di formulazione della stessa.
Le parti entro sette giorni dovranno comunicare l'accettazione o il rifiuto della proposta; il silenzio equivale a rifiuto.

Fase 5 - Chiusura della procedura.
È la fase finale della procedura di mediazione nel corso della quale il mediatore definisce i termini dell' accordo; oppure dichiara l'impossibilità di trovare un'intesa, suggerendo di norma procedure diverse dalla mediazione per porre comunque termine alla vertenza.
Nel caso in cui si raggiunga l'accordo, anche nell'ipotesi di accettazione della proposta del mediatore, si redigerà il verbale di conciliazione, formato a cura del mediatore, che autenticherà le sottoscrizioni delle parti.
Il verbale potrà essere dotato, su istanza di parte, di efficacia esecutiva, che consegue all'omologazione del verbale da parte del Presidente del Tribunale ove ha sede l'organismo, che nella fase di omologazione verifica la regolarità del verbale.
Il verbale omologato costituisce titolo esecutivo per l'espropriazione forzata, l'esecuzione in forma specifica e l'iscrizione di ipoteca giudiziale.

Il mediatore è la persona fisica che, individualmente o collegialmente, svolge la mediazione, rimanendo priva, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del procedimento di mediazione. Quest'ultimo potrà svolgersi, su istanza dell'interessato, presso appositi organismi, iscritti in un registro istituito con decreto del Ministro della giustizia.

Gli avvocati iscritti all'albo sono di diritto mediatori. Gli avvocati iscritti ad organismi di mediazione devono essere formati in materia di mediazione e frequentare corsi di aggiornamento teorico-pratici.

La mediazione, rispetto ad alcune materie elencate nell'articolo 5 del d.lgs. n. 28 del 2010, si pone come condizione di procedibilità per l'avvio del processo (tuttavia occorre sottolineare che l'improcedibilità deve essere eccepita dal convenuto, a pena di decadenza, o rilevata d'ufficio dal giudice non oltre la prima udienza). Si tratta, usualmente, dei casi in cui il rapporto tra le parti è destinato, per le più diverse ragioni, a prolungarsi nel tempo, anche oltre la definizione della singola controversia. Ovvero dei casi di rapporti particolarmente conflittuali, rispetto ai quali, anche per la natura della lite, è quindi particolarmente più fertile il terreno della composizione stragiudiziale.

La mediazione è obbligatoria in materia di:

• condominio
• diritti reali
• divisione
• successioni ereditarie
• patti di famiglia
• locazione
• comodato
• affitto di aziende
• risarcimento del danno derivante da responsabilità medica e sanitaria e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità
• contratti assicurativi, bancari e finanziari

Materie in vigore dal 30/06/2023 - art. 5, comma 1, D. Lgs. 28/2010 e s.m.i. (Riforma Cartabia):

• associazione in partecipazione
• consorzio
• franchising
• opera
• rete
• somministrazione
• società di persone
• subfornitura

In questi casi, la parte che intende agire in giudizio ha l'onere di tentare la mediazione, con l'assistenza di un avvocato, che deve, chiaramente e per iscritto, informare il proprio assistito, sia della possibilità di procedere alla mediazione e delle relative agevolazioni fiscali che dei casi in cui il procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Il giudice, qualora rilevi la mancata allegazione del documento all'atto introduttivo del giudizio, informa la parte della facoltà di chiedere la mediazione.

In ogni altra materia la mediazione potrà essere avviata dalle parti su base volontaria, sia prima che durante il processo.

La mediazione disposta dal giudice è prevista anche dalla direttiva comunitaria 2008/52/Ce, e si affianca senza sostituirla alla conciliazione giudiziale.

La mediazione si introduce con una semplice domanda all'organismo nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia, contenente l'indicazione dell'organismo investito, delle parti, dell'oggetto della pretesa e delle relative ragioni.

Le parti possono scegliere liberamente l'organismo. In caso di più domande, la mediazione si svolgerà davanti all'organismo presso cui è stata presentata la prima domanda.

Presentata la domanda presso l'organismo di mediazione, è designato un mediatore ed è fissato un primo incontro di programmazione, in cui il mediatore verifica con le parti la possibilità di proseguire il tentativo di mediazione (non oltre trenta giorni dal deposito della domanda).

La domanda e la data dell'incontro sono comunicate all'altra parte, anche a cura dell'istante.

Le parti devono partecipare alla procedura di mediazione, già dal primo incontro, con l'assistenza di un avvocato.

Per la mediazione obbligatoria, il mancato accordo in sede di primo incontro di programmazione vale come tentativo di mediazione esperito ai fini della procedibilità dell'azione giudiziale. In caso di mancato accordo, i costi della mediazione sono gratuiti.

Dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione, il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio ai sensi dell'articolo 116, secondo comma, del codice di procedura civile.

Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, il giudice condanna la parte costituita, che non partecipa al procedimento senza giustificato motivo, al pagamento di una somma pari al contributo unificato.

Il procedimento di mediazione ha una durata massima stabilita dalla legge di tre mesi, trascorsi i quali il processo può iniziare o proseguire.

Il tempo impiegato per il procedimento di mediazione non è computabile ai fini della verifica della durata ragionevole del processo, ai sensi delle L. 89/2011.

Il mediatore deve fare la proposta se le parti concordemente glielo richiedono.

Negli altri casi il mediatore può fare la proposta, se il regolamento dell'organismo lo prevede.

Se la proposta non viene accettata e il processo davanti al giudice viene iniziato, qualora la sentenza corrisponda alla proposta, le spese del processo saranno a carico della parte che ha rifiutato ingiustificatamente la soluzione conciliativa.

Il mediatore deve fare la proposta se le parti concordemente glielo richiedono.

Negli altri casi il mediatore può fare la proposta, se il regolamento dell'organismo lo prevede.

Se la proposta non viene accettata e il processo davanti al giudice viene iniziato, qualora la sentenza corrisponda alla proposta, le spese del processo saranno a carico della parte che ha rifiutato ingiustificatamente la soluzione conciliativa.

Tutti gli atti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall'imposta di bollo e da ogni altra spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura.

Il verbale di accordo è esente dall'imposta di registro sino alla concorrenza del valore di 50.000 euro.

In caso di successo della mediazione, le parti avranno diritto a un credito d'imposta fino a un massimo di 500 euro per il pagamento delle indennità complessivamente dovute all'organismo di mediazione. In caso di insuccesso della mediazione, il credito d'imposta è ridotto della metà.